Politique de Confidentialité et Protection des Données (RGPD)

L'ASS GYMNASTIQUE VOLONTAIRE VALENSOLAISE attache une importance primordiale au respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel de ses adhérents, de ses bénévoles, de ses partenaires et des visiteurs de son portail documentaire. Dans le cadre de nos activités d'utilité publique, à but non commercial, nous nous engageons solennellement à traiter l'ensemble de vos données conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016) et de la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer de manière claire, transparente et exhaustive l'ensemble des personnes concernées de la nature des traitements de données que nous opérons, des finalités poursuivies, des bases juridiques de ces opérations, de la durée de conservation des informations et des modalités concrètes d'exercice de leurs droits statutaires et légaux.

Article 1 : Identité et Coordonnées du Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via ce portail et lors de nos permanences d'admission est :
ASS GYMNASTIQUE VOLONTAIRE VALENSOLAISE
Association régie par la loi du 1er juillet 1901, enregistrée sous le numéro RNA W043001213.
SIREN : 384524492 | SIRET : 38452449200010
Siège social : MAIRIE, 04210 VALENSOLE (France)
Représentant légal : Jean-Marc Lambert, Président du Conseil d'Administration
Courriel de liaison : maanaraaf123@gmail.com

Article 2 : Typologie des Données Collectées

Dans le cadre exclusif de la gestion de votre admission administrative et du suivi physiologique de vos sessions d'activité préventive, l'association est amenée à traiter les catégories de données suivantes :

• Données d'identification civile : Nom de famille, prénom, date de naissance, genre. Ces informations sont obligatoires pour valider l'existence juridique de l'adhérent et vérifier l'adéquation d'âge pour nos programmes spécifiques (ex. ateliers posturaux gérontologiques).
• Coordonnées de contact : Adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale complète. Ces données nous permettent d'assurer le secrétariat permanent, de diffuser les avis de convocations aux assemblées statutaires et d'alerter les adhérents en cas de modification d'horaires ou d'alerte météorologique sur le plateau de Valensole.
• Données de santé et d'aptitude : Certificat médical d'aptitude à la gymnastique douce, antécédents posturaux ou articulaires consignés volontairement dans le formulaire d'intake. Ces données dites "sensibles" sont protégées par le secret professionnel et traitées sous la responsabilité scientifique de notre secrétaire de séance, Catherine Martinez, infirmière coordinatrice diplômée d'État.
• Données d'assurance : Attestation d'assurance responsabilité civile individuelle de l'adhérent.
• Données de connexion (Portail) : Adresse IP, type de navigateur, horodatage des connexions, données de cookies purement fonctionnelles excluant tout traceur publicitaire ou commercial.

Article 3 : Finalités et Bases Légitimes des Traitements

L'ASS GYMNASTIQUE VOLONTAIRE VALENSOLAISE n'effectue aucun traitement de données à caractère personnel qui ne soit strictement justifié par l'une des bases légitimes définies par l'article 6 du RGPD. Nos traitements poursuivent les finalités suivantes :

3.1 Instruction administrative et gestion des adhésions

Base juridique : Exécution des obligations contractuelles ou statutaires unissant l'adhérent à l'association (Art. 6.1.b du RGPD).
Description : Ce traitement englobe la réception des formulaires d'admission, la vérification des pièces justificatives, la tenue du registre des membres et l'appel des cotisations non lucratives.

3.2 Suivi physiologique et sécurisation des séances

Base juridique : Consentement explicite de la personne concernée (Art. 9.2.a du RGPD pour les données de santé) et intérêt légitime de l'association à garantir la sécurité ostéoarticulaire de ses membres (Art. 6.1.f).
Description : L'observation de terrain de vos progrès posturaux et cardiovasculaires nous permet d'adapter l'intensité de nos ateliers préventifs et de prévenir activement les chutes.

3.3 Communication statutaire et transparence opérationnelle

Base juridique : Intérêt légitime de l'association à maintenir un lien permanent avec ses membres (Art. 6.1.f).
Description : Envoi des lettres d'information, des convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires et transmission des rapports de l'Audit 2026.

Article 4 : Durée de Conservation des Données

Vos données personnelles sont conservées par l'association uniquement pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la réglementation en vigueur :

• Données relatives à l'adhésion administrative : Conservées pendant toute la durée de votre inscription active au sein de l'association, puis archivées à des fins de preuve juridique pendant une durée de 5 ans après la fin de l'adhésion, avant destruction définitive.
• Certificats médicaux et données de santé : Conservés uniquement durant l'année de validité sportive (12 mois), puis détruits de façon sécurisée à l'issue de chaque cycle d'activité, sauf demande expresse de restitution par l'adhérent.
• Données de prospects (demandes d'informations non suivies d'adhésion) : Conservées pendant un délai maximal de 12 mois à compter de la date du dernier contact émanant du demandeur, avant purge automatique de nos bases de données de terrain.
• Données de cookies et journaux de connexion : Conservées pour une durée maximale de 6 mois, conformément aux recommandations de la CNIL.

Article 5 : Non-communication et Absence de Transfert Commercial

L'ASS GYMNASTIQUE VOLONTAIRE VALENSOLAISE réaffirme avec force son engagement éthique de non-commercialisation des données. Vos données personnelles ne feront jamais l'objet d'une vente, d'un échange, d'un transfert ou d'une location à des sociétés tierces, des laboratoires pharmaceutiques, des mutuelles ou des organismes marchands de sport-spectacle.

Les données collectées sont exclusivement réservées à l'usage interne de notre secrétariat permanent et de notre conseil d'administration. Les seuls destinataires externes autorisés sont, le cas échéant, nos sous-traitants techniques (hébergeur Web non commercial, service de messagerie institutionnel) agissant sous un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD garantissant le plus haut niveau de sécurité et de confidentialité.

Article 6 : Sécurité Physique et Logique des Données

Nous mettons en œuvre l'ensemble des mesures techniques, logiques et organisationnelles nécessaires pour prémunir vos données personnelles contre toute altération, perte accidentelle, divulgation non autorisée ou accès malveillant. Les serveurs accueillant le portail documentaire sont situés sur le territoire de l'Union européenne et bénéficient de protocoles de chiffrement SSL/TLS (HTTPS) pour l'ensemble des transferts de données.

Sur le plan physique, l'accès aux fiches d'admission papier et aux dossiers médicaux d'aptitude est strictement restreint aux membres habilités du bureau d'admission. Ces documents sont conservés dans des armoires sécurisées fermant à clé au sein de nos bureaux à la Mairie de Valensole.

Article 7 : Droits des Personnes Concernées et Exercice des Droits

Conformément aux dispositions du RGPD, vous disposez d'un contrôle total sur vos données à caractère personnel. Vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants auprès du secrétariat de l'association :

• Droit d'accès (Art. 15 du RGPD) : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et recevoir une copie intégrale des informations en notre possession.
• Droit de rectification (Art. 16) : Exiger la mise à jour ou la correction immédiate de données inexactes, incomplètes ou obsolètes.
• Droit à l'effacement (Droit à l'oubli - Art. 17) : Demander la suppression définitive de vos données personnelles de nos registres de terrain, sous réserve d'obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : Suspendre temporairement le traitement de tout ou partie de vos données le temps d'effectuer une vérification administrative.
• Droit d'opposition (Art. 21) : Vous opposer à tout traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, ou retirer à tout moment votre consentement préalable.

Pour exercer l'un de ces droits, il vous suffit de transmettre votre demande écrite par courriel à l'adresse officielle : maanaraaf123@gmail.com, ou par pli postal adressé au siège social de l'association à la Mairie de Valensole. Afin de garantir l'identité du demandeur et d'éviter toute usurpation, le bureau d'admission se réserve la possibilité de solliciter la production d'un justificatif d'identité en cours de validité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas pleinement respectés ou que nos traitements contreviennent aux dispositions réglementaires, vous disposez du droit légal d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle française : la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), sis 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.